合同归档整理模板(9篇)

合同归档整理模板 第1篇

一、铁路工程建设文件档案的作用

工程项目文件归档对于工程项目的运营以及资产管理都起着重要的作用，随着铁路工程项目的不断扩大，工程复杂化，这就更需要做好文件工作，及时整理工程项目中的各种问题，便于日后的管理。文件归档主要作用由以下三个方面：

（1）、有利于提高铁路项目施工质量

铁路工程施工中的文件不仅记录工程施工过程中使用的技术问题，试验测试包含的实验数据，还包含施工项目的招标以及投标内容。招标投标的文件整理有利于提供可靠的证据，更好的约束施工方认真、负责的履行好合同，完成施工项目规定的内容，这样就有利于加强管理，提高项目施工的质量。

（2）、有利于减少项目施工的经济损失

铁路工程施工项目庞大，需要的人力、物力都非常的巨大，在这过程中，如果有人非法挪动资金，占用公款，都会变得容易。而如果建立好文件归档工作，对于铁路工程施工过程中的各项经费都记录下来，会监督项目经费的使用情况，更好的确保经费用到实处。

（3）、有利于未来项目施工的发展

项目施工文件包含施工的各项内容，整理好后对于以后项目施工可以提供很好的借鉴，提供经验，利于未来项目的施工。

二、当前铁路工程建设项目档案管理中存在的问题

1、档案管理不健全

当前文件归档管理工作还不到位，管理制度不完善，这样就导致很多工作人员对文件归档不重视，意识淡薄，管理层没有采取有效的措施加以管理，造成从上到下责任心都不强，文件归档工作得不到落实，影响文件归档的发展。

2、文件归档资料不全

由于铁路施工项目周期非常长，并且工程复杂，这样在工程施工阶段需要整理的文件非常多，归档工作量很大，如果没有采取有效的措施，分工不明确，收集不完整就容易造成文件资料不全，无法将有效的文件资料及时归档，影响施工项目的质量。

三、对于铁路工程建设项目文件归档的建议措施

1、完善工程项目文件归档方案细则

一个好的文件方案细则不仅有利于工程项目的正常实施，确保施工运行更加有效率，还能确保地方不同设计质量提高，更加标准化。目前，随着国家铁路项目的不断扩大，各地都有铁路项目实施，而不同区域，不同环境下的铁路项目会有很大的差异，这就造成了工程项目文件出现很大的不同，质量也会出现差异。为了使得各地区铁路文件归档更加标准化、规范化，需要加强工程项目文件的归档方案建设，建立标准的方案细则，可以让不同工程项目因地适宜，根据实际情况做出相应改变。如果没有完善的工程项目文件归档细则，不同地区铁路工程项目归档会出现更加的不标准，造成差异化日益扩大，不利于日后的发展。

2、做好工程施工项目的合同管理工作

为了确保铁路建设更加有效率，提高工作进度，需要在施工过程中，及时的与设计、施工单位做好及时的沟通，尤其是关于合同方面的内容。当前我国正处于法制化经济发展的过程中，施工项目需要依法办事，项目双方需要建立合法合同，而为了能够明确施工过程中项目质量等问题，需要加强合同文件的内容，比如说施工质量、工程移交、执行标准等等。做好合同管理工作，督促双方履行合同，承担各自的责任，将施工注意事项通过合同合法化，不仅有助于文件的归档，还有利于工程项目的进展。

3、确保文件资料齐全，做好整理工作

铁路工程施工项目文件的整理工作一般需要具体施工项目的工作人员负责，工作人员根据资料内容的不同，有可能需要不同职业的人员参与到文件整理中，比如说技术方面的资料需要施工技术人员整理；试验测试方面的资料就需要实验人员根据实际测试结果将内容整理成标准资料；其他管理工作文件就需要施工过程中负责某个具体子项目的管理人员负责。一个完整的施工项目文件包含很多部分，因此，为了能够及时有效的收集起所有的文件资料，需要在施工开始阶段就分好工，各司其职，时时将有效资料整理起来，对于施工项目中的招投标文件、技术文件、试验文件等都需要很好的保存、汇总，在各个环节上力争零失误，确保文件资料的齐全，为以后其他项目施工提供宝贵的资料经验。

4、管理层需要加强文件管理工作

对于工程项目的文件归档工作，管理层起着非常重要的作用。没有好的管理工作，很多规定无法落实到位。尤其是建设以及监理的相关部门，更需要加强管理工作。_门以及监理部门如果能把文件归档管理工作放入到工程项目的质量管理中，那文件归档管理工作就进展很顺利。只有在日常的管理中，认真对待文件归档工作，做好必须的管理措施，才能不断的积累经验，不断的提高文件归档规范化程度。因此，为了更好的加强工程项目文件归档工作，管理层需要增强意识，加强管理。

5、利用科技力量，加强信息化建设

随着科技的发展，计算机技术得到广泛应用，对于铁路工程项目文件归档工作，同样可以利用信息化加强管理，提高文件归档质量水平。在工程施工项目文件归档中，可以利用扫描文件、复印文件等手段，对施工文件进行备份，建立文件数据库，对电子版文件进行管理。这样，可以提高安全性，同时，以后检索、查找时，可以快速的从数据库中检索到，提高了文件归档的工作效率，有利于文件归档工作的智能化发展，进一步提高文件归档的质量水平。

四、结束语

合同归档整理模板 第2篇

档案资料归档管理建筑工程的论文

1建筑工程档案的内涵和特点

建筑工程档案的内涵

建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的`完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

4结束语

建筑工程档案资料是企业宝贵的财富，不仅能在工程建设过程中起发挥重要作用，还能在城市化建设过程中提到积极的推动作用、借鉴作用和参考作用。建筑工程档案资料的归档管理是一个庞大的工程，并不是少数几个人就能完成的。为此，应该成立专门的档案归档管理部门，并聘请专业的档案管理人员进行相关工作，保证建筑工程档案资料的归档管理工作能及时有效的完成。只有这样，才能更好的发挥建筑工程档案资料归档管理应有的作用。

合同归档整理模板 第3篇

一、专业管理的的目标描述

专业管理的理念或策略

活动主要分两个阶段：第一阶段，合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知，对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求，确定具体时间节点，各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。

第二阶段，合同目录式归档阶段。办公室下发通知，要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料，按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档，合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况，对合同归档完成较好的单位进行奖励，对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报，并予以绩效考核。

专业管理的范围和目标

专业管理的范围

寿光公司各部门、各单位

专业管理的目标

希望通过本次全面的合同梳理和归档，真正明确合同管理流程中各部门的职责，明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求，理顺合同资料的顺序，通过对合同的过程管控，加强对合同订立依据及履行依据的审核，确保各项合同合法、合规，并通过此次梳理归档，对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准，力争形成一套合同管理归档的长效机制。

二、专业管理的主要做法

主要流程说明

节点1：成立合同督导专项小组

公司成立合同督导专项小组，由公司主要领导任组长，由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长，合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进，负责研究决定活动重大事项，负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。

督导范围：

检查各合同承办单位对外签订的合同，主要检查以下几种类型合同：

①工程建设类合同，主要涉及发展_的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同，以及营销部的营销项目合同等四种合同。

②买卖类合同，主要涉及各部门的办公用品买卖合同、办公设备买卖合同、食品买卖合同、电脑耗材买卖合同、书籍买卖合同、废旧物资买卖合同、劳保用品买卖合同、纯净水买卖合同、低值易耗品买卖合同、仓储货架买卖合同、安全标示买卖合同等十一种合同。

③运维检修类合同，主要包括输、变、配设施的维修施工合同、安全警示设施的维修施工合同、信息设备的维修维护合同、电能表维护合同、用电服务终端的维修维护合同、监控设备的维修维护合同等六种合同

④后勤服务类合同，主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同、物业管理合同、绿化维护合同、蒸汽供用合同、物业保洁合同、环卫服务合同、电梯保养合同、保安服务合同等九种合同。

⑤各供电所合同，主要包括各所签订的办公用品采购合同、低值易耗品采购合同、纯净水采购合同、电脑耗材采购合同、书籍采购合同、油料采购合同、资料印刷合同、车辆雇佣合同、房屋修缮合同、苗木绿化合同、线路清理合同等十一种合同。

⑥其他类合同，主要包括除上述合同外的技术服务类合同、财务资产类合同、宣传与公共关系类合同、咨询委托类合同、劳务服务类合同等。

节点2：各单位进行合同自查梳理

各单位根据各项业务操作情况，组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理，并对发现的问题自行整改和规范，自查的重点是合同文本及其附件的规范性，各项合同支持性材料的完整性，尤其要注意核查合同前端的项目计划或申请、招投标材料以及合同履行过程中或履行完毕后的验收材料、付款依据等的合法、合规性。

节点3：合同督导专项小组进行督查会审（此节点为该流程的关键节点）

各单位自查整改期限届满后，合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审，重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性，对会审发现的问题及资料不完整的合同，确定时间节点，督促责任单位限期进行整改，整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项：

（1）检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责；

（2）检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况，统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。

合同归档整理模板 第4篇

一、我院暂实行病历72小时归档制度。即病历在病人出院后72小时之内归入病案室。

二、病历归档的时限性评价方式是根据病案室每月的《病历归档情况月报表》进行综合评价。评价指标包括：24小时档率、48小时归档率、72小时归档率等。

三、归档日计算公式：(以72小时归档时间为例)

1、工作日出院的病历归档日计算：病案首页的出院日期+72小时。

2、节假日出院的病历归档日计算：出院日期+出院日期后的节假日天数+72小时。

四、病案归档采取收、送结合的方式。

1、病案室专人定期到病区收取出院病案，并双方签字。病案室专人收回病案后，当天在电脑中录入住院号进行签收登记。

2、病区送归病案，由科室住院总或住院总安排本科室医生送至病案室进行电子签收归档。签收后，病案室打印交接单，接收人和送交人签字，交接单交由住院总保存。

3、病案室负责定期催收病历。科室医师接到催收病历电话后在3日内将未及时归档的病历送至病案室。

4、病案室工作人员在接收归档病案时若发现有缺页、缺项、填写不全、严重玷污和破损等问题病历，有权拒收，由科室完善后当日送交病案室。

五、病历归档前的质量管理由治疗组负责，重点控制以下几个环节：

1、 完整性及排列顺序。应首先检查并保证病案首页、出院小结、病例讨论记录、入院记录、病程记录、告知同意书、手术文书、会诊单、护理文书、特殊报告粘贴单、 影像学检查报告、实验室检验报告、医嘱单、体温单、感染表等15个病历基本大项的完整，不得缺失，并按照本病历书写基本规范进行排列。

2、检查医患沟通及各类告知同意书的完整。病历归档前，科室医师根据本科特点及本次诊治的内容，检查各类告知同意书是否齐全，缺失的应及时补齐。

3、保证检查及化验报告单的完整。病历归档前，医师应对各类检查化验报告单与医嘱逐一核对。未归入病历的报告单科室应该设置固定的地点分类存放。

4、保证护理记录文书的完整。病历归档前，护理部应对护理评估、告知书、护理记录单、监测单、体温单等文书进行完整性质控，并按照记录时间排序。

六、病历已到归档时间，但有检查化验没有出报告单的，先将病历归档，并在病历封面的右上角用铅笔注明所缺报告单的名称。待报告单出来后，当日送到病案室。

七、科室迟归档的检查化验报告单补送到病案室时，如病历没有装订，直接由送交人放(贴)入病历。如病历已经装订，原则上不拆病历;科室必须写报告说明迟归原因，由科主任签字后交医务处审批;

医务处批准后，再交病案室补入病历。补交到病案室的检查化验报告单要进行交接登记。

八、病案室工作人员在整理病历过程中发现有缺项，应及时通知科室住院总。住院总在接电话后当日对缺陷病案及时进行完善。病案室对缺项进行登记。

九、病案归档前，病人如需复印病历，必须满足如下两个条件，否则病案室不予以复印：1、复印人证件齐全;2、病历资料符合归档病历质量要求。

对于满足复印条件的，由本科医生携病历陪同病人到病案室复印后再带回科室。科室不得将病历交给病人，更不得将病历私自带至院外复印;否则产生的一切后果由科室承担。

十、病历归档前，因医疗纠纷需要封存病历时，应先完善病历内容，再进行封存，封存件交病案室保存。病历启封后，科室应整理病历再进行归档。

合同归档整理模板 第5篇

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《_档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.

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[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.

[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.

[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.

[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.

[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

合同归档整理模板 第6篇

完善社会主义市场经济的需求

发展社会主义市场经济要求依法办事和自由竞争。通过合同来进行规范市场行为同时体现了市场经济的这两项重要特点。订立合同最基本的依据就是《合同法》，此外还有其他法律来约束合同的订立，如《建筑法》、《招标投标法》，因此合同管理体现了依法治企理念。同时，合同的最大特点就是，在不违反强制性规范的同时，最大限度的体现当事人的意思自治。因此，合同管理是企业顺应市场经济发展、依法治企的大趋势。

现代企业自身发展的要求

合同管理贯穿项目管理的始终，是业主、承包商与市场连接的桥梁与纽带，工程施工、监理和验收的重要法律依据。强化合同管理，有利于建设项目的质量控制、投资控制、进度控制，有利于提高业主与承包商的履约率，同时实现双方当事人利益，促进企业、行业发展。

规范市场主体行为的需要

合同管理的全过程都明确界定了市场主体双方的基本权利和义务，是各方行使权利、履行义务的重要基础，同时也是正确处理项目实施过程中出现的各种违约与索赔等纠纷的重要依据。市场活动中不断涌现诚信危机、不正当竞争等危害市场经济发展，主要是企业管理者法律意识淡薄，合同管理弱化的结果。强化合同管理，使市场主体时刻受到合同管理的约束，按照约定履行义务、处理纠纷，起到规范市场主体和整顿市场的积极作用。

合同管理体系的构建

合同管理体系是指以相关法律为基础，以合同为管理对象，以合同管理组织为管理主体，依据双方签订的合同，建立严格履行合同职责和义务的评审、实施、履约评价和持续改进的体系。

（一）确定合同管理组织及其职责

合同管理贯穿项目的全过程，包括从项目的前期调研、谈判、合同评审和签订，到中期的合同履行、变更和监督，再到后期的项目总结与评价等全部工作。因此，必须是全员参与。全员参与有两层含义：一是全体员工都应该具备合同意识，具备按照合同办事的意识；二是各业务部门都应参与合同管理的分工协作。全员参与要求明确企业内部合同管理的各参与方，包括各职能部门和专业负责人的权责，打破条块分割，清晰划分工作界面，确保各部门发挥优势、分工合作、紧密结合，协力做好合同管理工作。

合同管理在全员参与的基础上有归口管理部门。企业应建立独立的、与企业其他职能部门平行的合同管理部门，并配备专职合同管理人员。在实践中，许多大中型企业都已经建立了法律事务机构，因合同以法律为基础，因此将合同管理集中于法律事务部门，一般称为合同部。合同部的重要职能就是推进合同管理工作的专业化、制度化、科学化、规范化、标准化与信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期参与制度

在签署合同前，合同管理人员要参与到项目的招标投标、合同谈判等工作，就合同相关事宜提供专业支持并进行合规审查。合规审查包括营业范围、资质审查、履约能力调研、招标投标文件的审核、权利义务划分，风险分析等诸多内容。

对于招标文件的审核是承包商应进行的工作。审核招标文件，首先要审核招标文件是否符合签订合同的各项原则，是否符合国家有关的法律法规的规定。只有这样，才能确保投标单位在公平、公正、竞争、有序的前提下进行投标。其次要审核其内容，确保企业自身条件能满足招标文件的需要，确保招标文件响应招标要求。对于模糊不不清的地方要进行澄清。招标单位的澄清文件、会议纪要、其他补充文件以及后来的中标通知书都将成为合同的组成部分，但最重要的是进行招标文件中的合同条件的审核和分析。

权利义务的划分在合同管理的前期谈判工作中至关重要。任何一方主体都要预防相对方凭借自身优势或市场地位，在合同中明显加重对方责任、免除自身责任、排除对方主要权利的显失公平条款。

分析风险、明确风险承担责任也是合同管理的重要内容之一。项目执行过程中的各种风险是客观存在的，对于这些风险，既不能完全预见和把握，也不能在执行中完全避免。为了尽量减少风险，避免由于风险造成的损失和争执，业主在招标文件中应尽可能提供充足的资料，制定明确的合同条款和规范，承包方则应认真研究招标文件，仔细地分析和估计可能出现的风险，谨慎编制投标文件。

2、合同范本编制与管理

如果一个企业没有一个标准化的合同范本库，每个项目都要临时编写将耗费巨大的人力和财力，而且还可能耽误工程进度。

由此可见，通过编制企业自己的合同范本，可以大大提高合同草拟和合同谈判的质量和效率，促进全面防范风险制度的构建，推进企业标准化建设，并对外树立良好的企业形象。

在拟定合同文本的内容时，合同管理人员必须对工程现状进行深入调研，使拟定合同具有预见性，并且要对合同进行细致分析，避免所拟定的条款出现歧义。拟定合同文本要把握以下要点：明确订立时间和优先顺序；约定价款和工作时限；明确组成合同文件的解释顺序；重视索赔条款的拟定。合同初稿拟定后，要进行合法性分析及完备性分析。同时要确保构成合同的各种文件齐全、合同条款齐全、合同用词准确、对项目可能出现的不清情况有足够的预见性。

3、合同的评审、审批、签订管理

合同的评审是指合同审查人员对合同初稿进行全面审阅和审查，提出修改建议的过程。合同评审要坚持以下原则：（1）合法性原则；（2）公平性原则；（3）风险性原则；（4）可行性原则。

合同的审批是由企业相关职能部门和负责人按照一定的流程，在各自的权限与职责范围内对合同进行审核与批准。任何合同都必须经过合同部的评审，未经评审的合同不得提交审批。合同的审批流程具体包括：（1）具体业务负责人审批；（2）企业职能部门审批；（3）项目主任审批；（4）企业领导审批。

合同经过合同部的评审、负责人的审批就进入签订阶段，也就是进行合同的正式签署。合同的签订需要两个条件：一是合同审批表，合同审批表是合同评审与审批流程形成的纸质痕迹，是确认合同经过评审和审批的依据；二是授权委托书，是法定代表人授权代表代表企业签署合同。合同审批表和授权委托书都是后期进行合同归档的内容。

4、合同的履行与动态管理

合同的履行跟踪与动态管理是合同管理的重要组成部分，也是实现项目管理的关键点，因此在合同签订后，要及时跟踪合同的履行，进行动态管理，合同的履行主要把握以下几点：

（1）重视现场签证。签证必须按照合同条款进行。如果发生变更，要格外谨慎，尤其要重视设计和施工图变更，此类签证只需对变更或修正的项目进行签认，未发生变更的图纸无需重复签认。

（2）及时记录、收集、和整理各种文件资料。一是现场记录，包括现场施工日志、施工报告、业主和工程师的指令和往来信件、出勤情况、设备材料使用报表、中间验收记录、事故记录、现场会议记录、施工进度记录等；二是财务报表，包括施工进度款报表、会计总账、财务审批报告等。

（3）进度动态管理。在合同履行中，要随时把握进度的变化，运用图标、线路等编制方法编制出实际工期。将实际工期与计划工期进行比较对照，如果出现偏差要及时分析，找出原因，及时更正，加强控制措施，确保最终的实际工期与计划工期偏离不是太大。同时，根据偏差原因做好索赔工作。

（4）质量动态分析。工程质量是关键，质量管理也应该是动态管理，时刻跟踪质量变化，避免偏离合同规定的质量标准。

5、合同的归档制度

合同管理不只是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理，合同的归档也是合同管理的重要内容。合同管理归档制度不仅使企业文件资料的保管与归档工作统一管理，而且是处理经济纠纷、切实维护企业自身合法权益的有效凭证。

合同文本、有关合同的修改、补充、变更、中止、解除的协议、法定代表人授权委托书、合同审批表等合同文件都应列入合同归档的范畴。各项文件内容都应确保其完整性，其中合同文本的完整性应包括：合同中约定的“合同文件”范围以及合同附件、合同附录等。

合同归档不止是所有合同文件的简单整理，每一份合同都应当独立建档并编号，并做好合同归档的台帐工作，确保合同归档制度意义的充分实现。

6、合同的总结与后评价制度

将合同签订和执行过程中的得失、经验教训加以总结，撰写分析报告，是规避合同风险和提高合同管理水平的一个重要途径。

合同归档整理模板 第7篇

Savvy：如果该单位设有专人管理，有专门针对合同的规章制度，而且，合同相对比较集中，那么，可以单独作为一个类别进行管理。

一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。

Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。

后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。

zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。

savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。

郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家_已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。

Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。

一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。

Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。

郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。

马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？

马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。

小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。

Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。

zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。

郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。

龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。

Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。

小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。

亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。

月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。

一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。

四、合同档案的利用：1.在合同期内，各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同。2.外借合同原件不得涂改、损坏，并及时归还。

五、合同鉴定销毁：1.合同档案保管期已满需销毁时，需编制《合同档案销毁清册》，并报控股行政部领导批准后方可销毁。2.合同销毁时，必须有两个以上人进行监销。3.项目公司合同销毁后，销毁清册需要报控股总部档案室备案。4.合同销毁后，应在相应的电子条目上标注“已销毁”。5.每年七月份清理一次已达到保管期限的合同档案。

合同归档整理模板 第8篇

传统手工归档工作以及现行的计算机辅助手工档案管理工作不足以满足当前快速发展的高校，出现了很多亟待解决的问题。

1.档案收集、归档的延时性。传统的归档工作中，专职档案员与各个归档单位常需面对面地沟通，降低了档案标准及建档立卷的沟通时效性、统一性。归档单位对归档进度把握的不准确性，导致专职人员对归档进度的把握，缺乏实时监督性，归档细节问题频发，归档进度松散，归档堆积问题严重，复审耗时、耗力。

2.特殊档案材料保管的繁琐性。声像、实物类档案由于自身特性，需要独立的保存空间。例如，存储声像档案的光盘、磁盘等要放到防潮、防磁的空间。实物档案要根据其特定形状单独包装，增加了档案利用时查找、验对、拆除保护、拿取的繁琐性，同时极大增加了特殊档案材料的破损率。

3.档案利用的低效性。档案最终目的是利用，传统档案利用要经过利用者提出需求，档案馆工作人员核对案卷目录，入库查找相应的档案卷宗。如果发生偏差，就要反复进行查找。有的高校还涉及跨校区查档，再通过传真或是扫描电子传输的方式进行传递，工作量大，效率低下。

二、档案管理系统门户的功能与结构

合同归档整理模板 第9篇

（一）电子文件归档的真实性出现问题。整个城建档案电子文件归档管理工作开展期间，除受以上因素制约外，还会受到文件真实性、可读性的影响，主要表现为：部分城建工程的电子文件为掩盖工程项目，可能会在内容方面造假，或是单位内部的档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，从而影响到电子文件可读性，以上因素均会使城建档案电子文件提供的内容受影响。

（二）电子文件归档制度方面出现问题。城建档案的电子文件归档工作重点是把信息与实体区分开，且电子文件自身可读性和文件保存价值有直接联系，对于以往的纸质档案，很容易产生字迹模糊、老化、破损等方面的问题，从而影响保存价值。而针对电子文件，大部分经计算机储存，尽管储存起来较方便，但也会有病毒威胁，使所保存的数据信息失真、被盗等，这也会降低电子文档的阅读价值。就当前国内城建档案电子文档工作展开情况看，管理还未形成专门的法律法规，若文件在管理期间出现任何问题，很难利用法律法规做界定，最终影响电子文件归档工作的有序开展。

（三）电子文件归档工作人员出现问题。首先，工作人员对于电子文档规范范围认识并不是很清楚，未做出有效的评判，这就常常会使文件归档工作中，出现文件归档不够准时、文件遗漏等问题出现。其次，个别城建档案室内的管理人员的综合素质偏低，专业知识、专业技能相对较弱，在实际管理工作中会引发很多问题。最后，工作人员的工作责任意识偏低，且工作积极性较差，例如，出现员工调离或是调动时，未及时把电子文件移交或是上传，很多重要文件丢失等，最终对城建档案电子文件归档管理质量产生较大影响。

二、提升城建档案电子文件归档管理水平的核心策略

（一）构建完善的电子文件归档管理制度。企业与政府应该结合实际发展状况，进一步健全并完善已有的电子文件档案管理制度，这是因为当前的城建档案电子文件归档管理所涉及的内容很多，如电子文件数据信息管理、信息数据录入等，对此，应在内部构建完善的规章制度，充分明确各个部门、工作人员的工作职责，进而保持城建档案电子文件归档内容更加准确、真实，同时使电子文档真实反映公众日常活动。电子文件管理人员可由电子文件的形式，对相关操作做相应的管理登记，以确保电子文件处理、产生过程均与规范要求相符。例如，在城建档案电子文件的生成至归档全过程，要确保电子文件原始性，并做好文件的监管及保护工作，以免电子文件被随意删除或是改动。